Slimmer werken · Hay
Minder overtypen, minder mail, zonder hype.
AI-automatisering betekent dat een computer een terugkerende klus voorbereidt, zoals mail sorteren of bonnen uitlezen, en dat jij het resultaat nakijkt. Eén automatisering begint bij € 1.000, exclusief btw. Ter indicatie is hij klaar in 1 tot 3 weken, afhankelijk van mijn agenda en van hoe snel jij reageert.
Zie AI als een accuboormachine: handig, maar je moet nog steeds weten waar je boort. Ik begin dus bij de klus en niet bij de techniek.
Je kunt nu een voorstel krijgen. Ik begin met bouwen zodra de verwerkersovereenkomst klaar is.
Door Hay Smits · bijgewerkt op
Waar het knelt
Veel bedrijven twijfelen. Dat is begrijpelijk.
13,8%
van de microbedrijven gebruikte in 2025 AI-technologie.
Bron: CBS, 2026 (cijfers over 2025), opent in een nieuw tabblad
72%
van de microbedrijven die AI overwogen en afhaakten, noemt gebrek aan ervaring. Hoge kosten noemt 20%.
Bron: CBS, 2026 (cijfers over 2025), opent in een nieuw tabblad
33%
van de Nederlanders is bereid AI te vertrouwen. Dat is het hele land, niet alleen het mkb.
Daarom begin ik niet bij AI maar bij het werk dat je kwijt wilt. Ik laat je eerst zien wat een automatisering doet, wat hij kost en wat er met je gegevens gebeurt. Daarna beslis jij.
Drie voorbeelden
Wat het concreet is, en wat het kost.
- Voorbeeld 1
Aanvragen sorteren en een conceptantwoord klaarzetten
- Nu
- Er komen aanvragen binnen via mail en je formulier. Jij leest ze allemaal, zoekt uit wat er gevraagd wordt en typt een antwoord.
- Wat de automatisering doet
- Elke aanvraag wordt gelezen en gesorteerd: nieuwe klus, vraag, spoed of rommel. De AI haalt de belangrijkste gegevens eruit, zoals naam, adres en wat de klant wil, en zet een conceptantwoord klaar in jouw toon.
- Wat jij doet
- Je leest het concept, past het aan als dat nodig is en verstuurt het zelf.
De AI verstuurt niets zelf. Heb je een werk-app van mij, dan komt de aanvraag daar ook binnen.
Prijsindicatie
Onderkant van de bandbreedte
vanaf € 1.000 per automatisering
eenmalig, exclusief btw
Daarna vanaf € 59 per maand. Het gebruik van de AI-dienst zit erin, tot € 15 per maand.
- Voorbeeld 2
Bonnen en facturen uitlezen en klaarzetten voor de boekhouding
- Nu
- Bonnetjes en inkoopfacturen komen binnen als foto of pdf. Iemand typt leverancier, datum, bedrag en btw over.
- Wat de automatisering doet
- De AI leest de bon of factuur uit en vult de velden in: leverancier, datum, bedrag, btw en eventueel de klus waar het bij hoort. Het resultaat staat in een lijst om te controleren.
- Wat jij doet
- Je loopt de lijst langs, corrigeert wat niet klopt en geeft akkoord. Pas daarna gaat het naar je boekhouding.
Kijk eerst of je boekhoudprogramma dit al kan, want veel pakketten lezen bonnen zelf uit. Dan hoef je mij hier niet voor te betalen. De koppeling hangt af van wat jouw pakket toelaat.
Prijsindicatie
Facturen of verslagen verwerken kost meer dan een gewone klus
vanaf € 2.500
eenmalig, exclusief btw
Daarna € 99 tot € 149 per maand. Het gebruik van de AI-dienst zit erin, tot € 15 per maand.
- Voorbeeld 3
Een verslag of offerte-opzet maken uit foto’s en notities van de schouw
- Nu
- Na de schouw zit je ’s avonds door foto’s en aantekeningen heen om er een verslag of offerte van te maken.
- Wat de automatisering doet
- De AI bekijkt je notities en foto’s en zet ze op volgorde. Daarna schrijft hij een eerste verslag of offerte-opzet in de indeling die jij gebruikt: wat is gezien, wat moet er gebeuren, welk materiaal is nodig.
- Wat jij doet
- Je controleert de opzet, rekent de prijs zelf na en past aan wat niet klopt. De prijzen komen uit jouw eigen prijslijst en niet van de AI.
Dit is de meest uitgebreide van de drie: foto’s en een eigen indeling vragen meer afstemming. Staan je schouwgegevens al in een werk-app van mij, dan is het werk kleiner.
Prijsindicatie
De meest uitgebreide van de drie, richting de bovenkant van de bandbreedte
vanaf € 2.500
eenmalig, exclusief btw
Daarna € 99 tot € 149 per maand. Het gebruik van de AI-dienst zit erin, tot € 15 per maand.
Alle bedragen exclusief btw. Het gebruik van de AI-dienst zit in het beheer, tot € 15 per maand. Is er meer nodig, dan hoor je dat vooraf.
Ook andere klussen zijn mogelijk. Zie de prijzen van de hele keten op Prijzen.
Je gegevens
Wat de AI met je gegevens doet.
Ik zeg vooraf welke AI-dienst wat ziet
Per automatisering leg ik vast welke dienst ik gebruik en welke gegevens erheen gaan. Alleen wat nodig is: de tekst van één mail en niet je hele postvak.
In de EU waar het kan
Ik kies een verwerking in de EU als de dienst dat aanbiedt. Kan dat niet, dan lees je dat in het voorstel en kies jij.
Jij controleert wat naar buiten gaat
De AI bereidt voor. Wat naar een klant gaat of in je boekhouding komt, bekijk jij eerst.
Trainen met jouw gegevens?
Bij zakelijk gebruik beloven de grote AI-diensten doorgaans dat ze je invoer niet gebruiken om hun eigen modellen te trainen. Dat is hún belofte en voorwaarden kunnen veranderen. Daarom lees ik ze per dienst en leg ik uit wat er staat.
Persoonsgegevens op papier
In voorbereiding, verwacht december 2026, met de contractenStaan er gegevens van mensen in, zoals namen en adressen van je klanten? Dan verwerk ik die in jouw opdracht en leg ik dat vast in een verwerkersovereenkomst. Die is nog in voorbereiding. Je kunt nu een voorstel krijgen. Ik begin met bouwen zodra de verwerkersovereenkomst klaar is.
Advies
Wanneer AI niet slim is.
- De klus komt zelden voor. Een paar keer per jaar? Dan kost bouwen meer dan het oplevert.
- Je werkwijze is nog niet duidelijk. AI maakt een rommelig proces alleen sneller rommelig. Eerst orde, dan automatiseren.
- Het moet altijd exact kloppen. Denk aan prijzen, btw-bedragen, keuringen en veiligheid. AI maakt weleens fouten. Dan gebruik ik een vaste rekenregel of jij controleert elke uitkomst.
- Je bestaande programma kan het al. Veel boekhoud- en mailprogramma’s hebben zelf functies die bonnen lezen of mail sorteren. Dan hoef je er niet extra voor te betalen.
- Je mag de gegevens niet delen. Door afspraken met je klant of een branchevoorschrift. Dan kijk ik of het zonder AI kan.
Zo werkt het
Van één klus naar meedraaien.
- Stap 01
Kies één klus
Doe de tijdvreter-scan of vertel me bij de koffie wat je het meest irriteert. We kiezen één klus die vaak terugkomt.
Gratis
- Stap 02
Voorstel met prijs
Je krijgt een voorstel met wat de automatisering doet, wat er met je gegevens gebeurt en wat het kost.
Vaste prijs vooraf
- Stap 03
Bouwen en testen
Ik bouw hem en test hem met jouw eigen voorbeelden. Pas als jij tevreden bent, gaat hij aan het werk.
Ter indicatie 1 tot 3 weken
- Stap 04
Meedraaien en bijsturen
De eerste weken kijk ik mee en stuur ik bij. Daarna houd ik hem in de gaten voor een vast maandbedrag.
vanaf € 59 per maand excl. btw
De keten
Het overtypen overnemen, in een lijn met de rest.
- 01
Meer aanvragen
Advertenties en vindbaarheid die je kunt meten.
Door Lieke
vanaf € 700, daarna vanaf € 220 per maandexcl. btw
- 02
Website
Vangt de aanvraag op en zet hem door.
Door Hay en Lieke
vanaf € 1.750excl. btw
- 03
Werk-app
Offerte, planning, werkbon en oplevering in één app.
Door Hay
vanaf € 4.500excl. btw
- 04
AI-automatisering
Neemt het overtypen, sorteren en opvolgen over.
Door Hay
vanaf € 1.000 per automatiseringexcl. btw
Vragen
Vragen die we vaak krijgen
- Wat kost AI-automatisering voor een klein bedrijf?
- Eén automatisering kost € 1.000 tot € 3.500, exclusief btw. Daarna betaal je € 59 tot € 149 per maand voor bewaking en onderhoud. Het gebruik van de AI-dienst zit erin, tot € 15 per maand. Is er meer nodig, dan zeg ik dat vooraf, zodat het geen verrassing wordt.
- Wat doet de AI met mijn gegevens?
- De AI-dienst ziet alleen wat ik haar stuur, en dat leg ik vooraf met je vast. Ik kies een verwerking in de EU als de dienst dat aanbiedt. Bij zakelijk gebruik beloven de grote aanbieders doorgaans dat ze je invoer niet gebruiken om hun eigen modellen te trainen. Dat is hún belofte en voorwaarden kunnen veranderen, dus ik lees ze per dienst en leg uit wat er staat. Staan er persoonsgegevens in, zoals namen van klanten? Daarvoor sluiten we met je een verwerkersovereenkomst. Die is in voorbereiding (verwacht december 2026, met de contracten).
- Moet ik de uitkomst van de AI altijd controleren?
- Ja, bij alles wat naar een klant gaat of in je boekhouding komt, kijk jij eerst. De AI bereidt voor en jij geeft akkoord. AI maakt weleens fouten, dus ik bouw het zo dat controleren snel gaat: je ziet het resultaat naast de originele mail of bon.
- Is mijn bedrijf niet te klein voor AI?
- Nee, ook een klein bedrijf heeft terugkerend werk waar AI bij kan helpen. Toch gebruikte volgens het CBS in 2025 maar 13,8% van de microbedrijven AI. De meest genoemde reden om af te haken is gebrek aan ervaring (72%) en niet de prijs (20%). Een eerste automatisering vanaf € 1.000, exclusief btw, is een overzichtelijke manier om kennis te maken.
- Wanneer is AI niet slim?
- AI is niet slim bij klussen die zelden voorkomen. Ook niet bij processen die nog niet duidelijk zijn, of bij uitkomsten die altijd exact moeten kloppen, zoals prijzen en veiligheidscontroles. Kan je bestaande programma het al, dan hoef je er ook niet extra voor te betalen. In die gevallen stel ik een gewone regel of een betere indeling voor.
- Hoe lang duurt het voordat een automatisering werkt?
- Ter indicatie 1 tot 3 weken, afhankelijk van mijn agenda en van hoe snel jij reageert. Bouwen begint zodra de verwerkersovereenkomst klaar is (verwacht december 2026, met de contracten). Eerst kies ik samen met jou één klus. Daarna bouw ik hem en test ik hem met jouw eigen voorbeelden. Pas als jij tevreden bent, gaat hij echt aan het werk.
Kennismaken
Zullen we eens koffie drinken?
Laat weten wanneer het je uitkomt. We komen bij je op de zaak in Noord- en Midden-Limburg. Zit je verder weg, dan doen we het online.
- Binnen 2 werkdagen krijg je een persoonlijk antwoord van een van ons.